Tietosuojaselosteet
Rekisteriseloste – Asiakasrekisteri
1. Rekisterin nimi
Uudenkaupungin Satama Oy:n asiakas- ja henkilöstörekisteri
2. Rekisterin ylläpitäjä
Uudenkaupungin Satama Oy,
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
358 50 420 5193
satama@ukiport.fi
Y-Tunnus 2515259-6
3. Vastuuhenkilö
Uudenkaupungin Satama Oy:n toimitusjohtaja.
4. Rekisterin käyttäjä
Rekisterinkäyttäjinä on taloushallinto-ohjelman käyttäjät.
5. Rekisterin käyttö
Rekisteriin merkittyjä tietoja käytetään yrityksen laskutuksen hallintaan sekä henkilöstön palkkahallinto
6. Rekisterin ulkoinen käyttö
Reksisterin ulkoisina käyttäjinä ovat sopimussuhteessa oleva tilitoimisto ja sen henkilökunta.
7. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käytetään tietomerkintänä; Nimi, Yhteystiedot, yritystiedot.
Henkilöstöstä on em. lisäksi henkilötunnus.
8. Rekisterin tietolähteet
Tiedot kerätään ilmoituksista sekä saapuvista laskutukseen liittyvistä aineistoista.
Henkilöstötiedot kerätään työsopimusten kautta.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
10. Rekisterin suojaaminen
Tietorekisteri on tallennettuna ohjelmisto valmistajan palvelimelle. Ohjelmatoimittaja vastaa tietosuojasta.
11. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävitys
Tietoja säilytetään tietokannassa asiakassuhteen keston ajan.
12. Informointi
Järjestelmän rekisteriseloste on julkaistu Uudenkaupungin Satama Oy:n www-sivuilla (www.ukiport.fi).
13. Tarkastusoikeus
Kaikilla on oikeus saada tietää, mitä tietoja käyttäjästä on järjestelmään merkitty. Tietojen antamista ei estä salassapitosäännökset.
14. Tietojen oikeellisuus
Ylläpitäjän velvollisuus on korjata viiveettä joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta; virheelliset, puutteelliset tai tarpeettomat tiedot. Myös vanhentuneet tiedot on päivitettävä ajan tasalle em. kaltaisesti.
Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti.
Rekisterivastaava
Uudenkaupungin Satama Oy
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
Vastaamme 1 kk kuluessa pyynnön esittämisestä.
Rekisteriseloste – Kulunvalvontarekisteri
1. Rekisterin nimi
Vidamin Platform X – kulunvalvontajärjestelmän rekisteri. Ohjelman toimittaja on Vidamin Oy.
2. Rekisterin ylläpitäjä
Uudenkaupungin Satama Oy,
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
+358 50 420 5193
satama@ukiport.fi
Y-Tunnus 2515259-6
3. Vastuuhenkilö
Kulunvalvontarekisterin vastuuhenkilö on liikennepäällikkö.
Vastuuna on rekisterin oikeanmukainen käyttö, rekisterioikeuksin tarkistaminen 6 kk välein. Vastata tietoturvasta yhdessä järjestelmätoimittajan sekä verkkopalvelutuottajien kanssa.
4. Rekisterin käyttäjä
Rekisterinkäyttäjät: Rekisterin ylläpitoon nimetyt henkilöt.
Käyttöoikeudet antaa Vidamin Oy/Caverion Oy – järjestelmän toimittaja ja ylläpitäjä.
5. Rekisterin käyttö
Platform X – ohjelmistoa käytetään vain Uudenkaupungin Sataman Oy;ssä sisäisesti. Käyttäjä kirjautuvat järjestelmään käyttäen henkilökohtaista tunnusta ja salasanaa.
Käyttäjän tehtävien päättyessä ylläpitäjänä hänen tunnuksensa poistetaan.
6. Rekisterin ulkoinen käyttö
Reksisterin käyttäjinä ei ole muita ulkopuolisia kuin ohjelmiston valmistaja sekä järjestelmän toimittaja. Heillä on etäkäyttöyhteys rekisterin tietokantaan, joka sijaitsee satamatoimiston tiloissa.
7. Käyttötarkoitus
Järjestelmällä hallinnoidaan Uudenkaupungin Satama Oy kulunvalvonnassa sataman käyttäjien ajoneuvojen rekisterikilpitietoja, joille annetaan kulkuoikeudet sataman ISPS-alueelle.
Tämän lisäksi järjestelmässä on henkilökohtaisia PIN-koodeja, joita alueella työskentelevät käyttävät kulkuoikeuksina.
8. Rekisterin tietosisältö
Ajoneuvon rekisteritieto, kuljetusliikkeen nimi, sähköpostiosoite
PIN-koodin käyttäjän nimitieto sekä työnantajan nimi
9. Rekisterin tietolähteet
Tiedot päivitetään ja lisätään alueen käyttäjien ilmoituksen perusteella. Ilmoitukset tehdään sähköisesti tai puhelimitse
10. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta edelleen. Käyttötarkoitus on ainoastaan kulun valvonta.
Viranomaisille tietoja luovutetaan voimassa olevan lain tai pakottavan viranomaismääräyksen perusteella.
11. Rekisterin suojaaminen
Järjestelmä toimii Uudenkaupungin Sataman sisäisessä verkossa, kuitu- ja kaapeliyhteyksin kautta.
Järjestelmään on ulkoinen pääsy rajoitetusti erillisen etäyhteysjärjestelmän kautta.
Ohjelmistoon ei ole käyttömahdollisuutta ilman voimassa olevia tunnuksia ja salasanoja.
12. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävitys
Kulkulupien tietoja säilytetään Platform X -ohjelman tietokannassa asiakassuhteen keston ajan.
13. Informointi
Järjestelmän rekisteriseloste on julkaistu Uudenkaupungin Satama Oy:n www-sivuilla (www.ukiport.fi).
14. Tarkastusoikeus
Kaikilla on oikeus saada tietää, mitä tietoja käyttäjästä on järjestelmään merkitty. Tietojen antamista ei estä salassapitosäännökset.
15. Tietojen oikeellisuus
Ylläpitäjän velvollisuus on korjata viiveettä joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta; virheelliset, puutteelliset tai tarpeettomat tiedot. Myös vanhentuneet tiedot on päivitettävä ajan tasalle em. kaltaisesti.
Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti.
Rekisterivastaava
Uudenkaupungin Satama Oy
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
Vastaamme 1 kk kuluessa pyynnön esittämisestä.
Rekisteriseloste – Kameravalvonta
1. Rekisterin nimi
Uudenkaupungin Satama Oy:n Kameravalvontajärjestelmä
Dahua – tallentava kamerajärjestelmä
2. Rekisterin ylläpitäjä
Uudenkaupungin Satama Oy,
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
+358 50 420 5193
satama@ukiport.fi
Y-Tunnus 2515259-6
3. Vastuuhenkilö
Uudenkaupungin Satama Oy:n turvallisuusvastaava.
4. Rekisterin käyttö
Rekisteriä käytetään viranomaismääräyksien mukaisen ISPS-asetusten mukaiseen satama-alueen ulkorajavalvontaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallentuu alueella liikkuvat ajoneuvot sekä henkilöt.
Kuvan yhteyteen tallentuvat päiväystiedot sekä kellonaika.
Puhetta ei tallenneta eikä henkilöitä ole yksilöitävissä.
Tallenteissa ei näy henkilötietoja.
6. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännöllisesti kenellekään. Tieto voidaan luovuttaa poliisiviranomaiselle rikoksen tutkintaa varten.
7. Rekisterin suojaaminen
Tietorekisteri eli tallenteet ovat maksimissaan 4 viikon ajan kamerapalvelun tallentimessa. Tallennin järjestelmään on pääsy vain käyttäjätunnuksen haltijalla.
8. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävitys
Tietoja säilytetään tietokannassa asiakassuhteen keston ajan.
9. Informointi
Videovalvonnasta ilmoitetaan alueen sisäänkäynnin yhteydessä
”Tallentava kameravalvonta” -informaatiolla.
Rekisteriseloste – Venelaiturien lukitusjärjestelmä
1. Rekisterin nimi
Uudenkaupungin Satama Oy:n venelaiturien lukitus Avainjärjestelmä
2. Rekisterin ylläpitäjä
Uudenkaupungin Satama Oy,
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
+358 50 420 5193 satama@ukiport.fi
Y-Tunnus 2515259-6
3. Vastuuhenkilö
Uudenkaupungin Satama Oy:n toimitusjohtaja.
4. Rekisterin käyttäjä
Rekisterinkäyttäjinä on sataman henkilökunta sekä Yhteispalvelupisteen henkilökunta.
5. Rekisterin käyttö
Rekisteriin merkittyjä tietoja käytetään lukituksen avainten luovutukseen ja hallintaan.
6. Rekisterin ulkoinen käyttö
Reksisterin ulkoisina käyttäjinä ovat sopimussuhteessa iLoq Oy sekä tekninen asentajapalvelun tuottava lukituspalvelualan yritys.
7. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käytetään tietomerkintänä; Nimi, Yhteystiedot
8. Rekisterin tietolähteet
Tiedot kerätään henkilötiedot Venepaikkavarausohjelman kautta tai henkilön oman ilmoituksen kautta.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
10. Rekisterin suojaaminen
Tietorekisteri on tallennettuna ohjelmisto valmistajan palvelimelle. Ohjelmatoimittaja vastaa tietosuojasta.
11. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävitys
Tietoja säilytetään tietokannassa asiakassuhteen keston ajan.
12. Informointi
Järjestelmän rekisteriseloste on julkaistu Uudenkaupungin Satama Oy:n www-sivuilla (www.ukiport.fi).
13. Tarkastusoikeus
Kaikilla on oikeus saada tietää, mitä tietoja käyttäjästä on järjestelmään merkitty. Tietojen antamista ei estä salassapitosäännökset.
14. Tietojen oikeellisuus
Ylläpitäjän velvollisuus on korjata viiveettä joko oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta; virheelliset, puutteelliset tai tarpeettomat tiedot. Myös vanhentuneet tiedot on päivitettävä ajan tasalle em. kaltaisesti.
Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti.
Rekisterivastaava
Uudenkaupungin Satama Oy
Hepokarintie 2
23500 UUSIKAUPUNKI
Vastaamme 1 kk kuluessa pyynnön esittämisestä.